Чтобы автоматизировать запись на пробное занятие, бот задаёт родителю 3–4 вопроса (кого, возраст, филиал, направление), показывает только группы с подходящим возрастом и свободными местами, записывает в выбранное время и сразу отправляет подтверждение с адресом. Запись появляется в CRM без участия администратора.
Ручная запись на пробное выглядит так: родитель пишет вечером, администратор утром уточняет возраст, ищет группу, проверяет места, отвечает — а родитель уже нашёл другой центр. Автоматизация сокращает это до двух минут.
Какие вопросы задаёт бот?
| Вопрос | Зачем | Можно пропустить? |
|---|---|---|
| Кого записываем? | Один родитель — несколько детей | Да, если ребёнок один и уже известен |
| Сколько лет? | Подбор группы по возрасту | Нет |
| Какой филиал? | Показать ближайшие группы | Да, если филиал один |
| Какое направление? | Английский, робототехника, шахматы… | Да, если в возрасте одно направление |
Почему важны свободные места?
Если бот покажет группу без мест, родитель запишется, а потом администратор будет извиняться. Поэтому бот берёт данные из расписания и показывает только то, куда реально можно прийти. Как устроено расписание — в статье расписание групп в боте.
Что если подходящей группы нет?
- предложить соседний возраст или другой филиал;
- поставить в резерв на ближайшее время;
- передать администратору, если запрос нестандартный.
Что происходит после записи?
- Родитель получает подтверждение: дата, время, адрес, точка на карте.
- Запись появляется в панели со статусом «Новая».
- За сутки и за 2 часа бот отправляет напоминание с кнопками.
- Администратор отмечает, пришёл ли ребёнок.
Как напоминания снижают неявки — в статье почему не приходят на пробное. Полный разбор бота для центров — чат-бот для учебного центра.
Пошаговая инструкция
Как настроить автоматическую запись на пробное
Опишите группы
Для каждой группы: направление, возраст от–до, филиал, дни и время, число мест.
Задайте правила пробного
Сколько пробных мест в группе, за сколько часов до начала закрывается запись.
Настройте вопросы бота
Кого записываем, возраст, филиал, направление — не больше 4 вопросов.
Включите проверку мест
Бот показывает только группы, где есть места, и не даёт записать двоих на последнее место.
Настройте подтверждение
Сообщение с датой, адресом, точкой на карте и напоминанием накануне.
Частые вопросы
Сколько вопросов должен задать бот при записи?
Чем меньше, тем лучше: обычно 3–4 вопроса. Всё, что бот знает (например, данные ребёнка с прошлой записи), он не спрашивает повторно.
Что если два родителя одновременно записываются на последнее место?
Хорошая система проверяет и записывает в одной операции: место достанется одному, второму бот предложит другое время или резерв.
Можно ли записаться на пробное за час до занятия?
Это настраивается правилом центра: например, запись закрывается за 2 часа до начала, чтобы преподаватель успел подготовиться.
