CRM для учебного центра должна хранить направления и группы с расписанием, родителей и детей, записи на пробное со статусами, абонементы и оплаты, роли сотрудников и отчёты. Главное отличие хорошей CRM — связь с WhatsApp: заявки и записи из бота попадают в систему сами.
Пока центр маленький, хватает таблицы и WhatsApp на телефоне администратора. Когда филиалов и групп становится больше, таблица начинает терять деньги: пропущенные продления, потерянные заявки, путаница с оплатами.
Обязательные разделы CRM
| Раздел | Что хранит |
|---|---|
| Направления и группы | Возраст, филиал, преподаватель, расписание, места |
| Пробные занятия | Записи со статусами: новая, подтверждена, резерв, пришёл, не пришёл |
| Родители и дети | Несколько детей у семьи, язык общения, история |
| Абонементы | Период, число занятий, остаток, оплата |
| Посещаемость | Отметки преподавателя, пропуски, отработки |
| Роли | Владелец, администратор, преподаватель |
| Отчёты | Заявки, записи, оплаты, загрузка групп |
Почему связь с WhatsApp важнее всего?
Родители живут в WhatsApp. Если CRM не связана с ним, администратор переписывает данные вручную. А когда чат-бот записывает ребёнка, запись сразу появляется в CRM, а ответ администратора из CRM уходит родителю в WhatsApp.
Роли и доступ
- Владелец видит всё, включая финансы и журнал действий.
- Администратор — записи, родителей, группы своего филиала.
- Преподаватель — свои группы, посещаемость, без финансов.
Что автоматизировать в первую очередь?
- Запись на пробное из WhatsApp
- Напоминания о занятиях
- Напоминания о продлении абонемента — см. продление без раздражения
- Лист ожидания
- Отчёт владельцу — см. автоматические отчёты
CRM While для учебных центров уже включает группы, пробные, родителей и детей и связана с ботом.
Частые вопросы
Чем CRM для учебного центра отличается от обычной?
В ней есть сущности центра: группы с возрастом и расписанием, дети и родители, пробные занятия, абонементы с остатком занятий, посещаемость. Обычная CRM знает только «сделки».
Можно ли перенести данные из Excel?
Да. Хорошая CRM импортирует учеников, родителей, группы и остатки абонементов с проверкой перед загрузкой.
Что видит преподаватель в CRM?
Только свои группы и расписание, отметку посещаемости и, при необходимости, оценки. Финансы преподавателю не видны.
